Pembahasan
Pada pelaksanaan kegiatan alih media digital, Bidang Pelayanan Perpustakaan menetapkan suatu prosedur pada setiap tahap pelaksanaannya. Hal ini bertujuan supaya: 1) kegiatan alih media bekerja secara sistematik dan terkontrol, 2) adanya sarana kerja bagi semua pihak dalam melaksanakan kegiatan alih media digital dilingkungan perpustakaan, sehingga pada pelaksanaanya dapat terarah, sistematik, benar dan efektif, 3) Adanya standarisasi alih media, 4) meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mengenai tata cara pelaksanaan kegiatan alih media digital, 5) memberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan alih media digital, 6) Panduan dalam melaksanakan kegiatan alih media digital, baik itu mengenai metode ataupun teknologi yang digunakan, 7) sebagai kualitas kontrol pada proses pembuatan ebook, serta 8) untuk meningkatkan efisiensi pada proses operasionalnya.
Proses kegiatan alih media terbagi ke dalam 3(tiga) tahapan utama, yakni Tahapan pra digitalisasi (prosedur awal) merupakan tahap persiapan sebelum dilaksanakannya proses pengambilan objek digital, Tahapan digitalisasi merupakan tindakan pengalihan format suatu media ke format digital yang dimulai dengan proses pengambilan objek digital, dan Tahapan pasca (setelah) digitalisasi, tahapan ini lebih menitik beratkan pada bagaimana objek digital ini disajikan serta dapad diakses oleh para pemustaka (masyarakat).
1. Tahap Pra Digitalisasi (Prosedur Awal)
Pada tahan pra digitalisasi ini merupakan tahapan persiapan sebelum dilakukan proses digitalisasi, pada tahapan ini lebih bersifat administratif serta pengaturan rencana kerja.
1.1 Inventarisasi dan Seleksi Bahan Pustaka
Kegiatan inventarisasi dan seleksi bahan pustaka merupakan langkah awal dalam program kegiatan alih media digital. Proses ini membutuhkan koordinasi dengan unit-unit yang terkait, dalam hal ini unit yang memiliki koleksi dan kemudian akan dialihmediakan ke dalam format digital. Unit-unit yang terkait untuk alih media digital koleksi local content adalah Seksi Deposit pada Bidang Deposit, Konservasi, Pengembangan Koleksi, dan Pengolahan bahan pustaka.
Seksi Deposit berwenang dalam melakukan pemilihan atau seleksi bahan perpustakaan yang akan dialihmediakan kedalam format digital, karena seksi deposit lah yang kondisi koleksi yang perlu penanganan segera serta mengetahui pula koleksi local content yang tingkat pemanfaatannya tinggi.
Melalui Surat Tugas dari Kepala Dinas, ditunjuk 4 Pustakawan yang bertugas di seksi Deposit dalam melakukan seleksi yang dibantu oleh pustakawan yang bertugas di Bidang Pelayanan Perpustakaan.
Koleksi local content yang akan dialihmediakan memiliki kriteria-kriteria sebagai dasar pemilihan atau seleksi yaitu:
- Memiliki nilai sejarah dan / atau kebudayaan
- Koleksi bersifat unik dan / atau koleksi langka
- Koleksi yang sering dicari oleh pengguna
- Pembatasan akses kekoleksi aslinya dengan pertimbangan memiliki nilai historis tinggi, kerentanan atau lokasi, kondisi fisik yang sudah rapuh
- Memudahkan pemustaka untuk mengakses secara online.
Apabila proses inventarisasi serta penyeleksian bahan pustaka sudah dilakukan, kemudian koleksi-koleksi tersebut diserahkan ke Bidang Pelayanan Perpustakaan untuk dilakukan proses alih media digital. Setelah diterima koleksi-koleksi tersebut kemudian tahap berikutnya dilakukan proses pencatatan data bibliografi buku. Adapun format pencatatan data bibliogafi yang akan didigitalkan terdiri dari 2(dua) format, yaitu : format umum dan format khusus.
Data Bibliografi yang perlu dicatat pada proses pencatatan data bilbliografi format umum yang akan dialihmediakan kedalam format digital meliputi : jenis koleksi, jumlah judul, keterangan kondisi fisik koleksi. Tujuan dari pencatatan ini, untuk mengetahui seberapa banyak koleksi yang sudah didigitalkan.
Sedangkan untuk pencatatan bibliografi dalam format khusus akan lebih lengkap informasinya. Hal ini bertujuan supaya dalam menelusuri kembali informasi koleksi yang sudah didigitalkan lebih mudah dan lebih tepat sasaran dari berbagai aspek pendekatan. Pencatatan terdiri dari, judul, penerbit, pengarang, tahun terbit, Nomor Panggil dan kondisi fisik.
1.2 Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka
Proses selanjutnya adalah proses pengecekkan kondisi fisik pada koleksi yang akan dialihmediakan ke dalam format digital. Teknik yang digunakan pada proses ini dengan cara memeriksa serta mengamati keadaan fisik pada suatu koleksi, yang kemudian dituliskan pada suatu formulir pengecekkan kondisi fisik.
1.3 Pencatatan Metadata File Digital
Setiap file atau berkas Digital harus mempunyai informasi yang melekat pada file/berkas digital,istilah tersebut sering dikenal dengan kata “Metadata”. Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file digital dalam suatu pangkalan data.
Metadata dicatat oleh pustakawan pada Sistem Otomasi Perpustakaan secara deskriptif biasa diistilahkan dengan deskripsi bibliografi atau katalog.
1.4 Penentuan Format File Digital dan Pemilihan metode Pengambilan Objek
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat pengambilan objek, yaitu : pemilihan format file digital dan penggunaan alat serta metode yang digunakan pada saat proses pengambilan objek digital. Format digital yang dipilih adalah jpeg dengan kualitas tinggi untuk dijadikan file master dan alat yang digunakan dengan kamera digital.
