Evaluasi Pembinaan Pengelolaan Kearsipan Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Perhubungan dan Biro Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Kalimantan Barat.

Sebagaimana yang tersirat dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa untuk menjamin tersediaan arsip yang auntentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Aturan ini bertujuan selain untuk menjamin terciptanya arsip, juga dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik.

      Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip, sedangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibaut dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.  

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Provinsi Kalimantan Barat  sebagai Lembaga Kearsipan di Provinsi Kalimantan Barat mempunyai kewajiban dan tugas untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis serta membina Pencipta arsip pada Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota. Sesuai dengan Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor: 128 Tahun 2021 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat salah satu tugas dan fungsinya adalah merumuskan kebijakan dibidang kearsipan.

      Untuk menjamin  pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, perlu dilaksanakan pembinaan dan selanjutnya dilaksanakan pengawasan  kearsipan.

      Pada tahun 2023 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinis Kalimantan Barat akan melaksanakan pengawasan kearsipan terhadap 15 Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat. Untuk itu yang perlu dilaksanakan oleh Evaluasi Pembinaan Pengelolaan Kearsipan pada Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat, sebagai langkah awal demi tata Kelola kearsipan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Selanjutnya pada tanggal 23 dan 24 November 2023, telah dilaksanakan evaluasi pembinaan kearsipan terhadap Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Perhubungan dan Biro Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Kalimantan Barat. Pembinaan Kearsipan yang dilaksanakan tersebut antara lain ditujukan pada pengelolaan arsip dinamis seperti Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Vital,serta Arsip Alih Media dan Arsip Terjaga.

      Adapun maksud dan tujuan pelaksanaan evaluasi pembinaan pengelolaan kearsipan pada Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat adalah untuk mendukung terciptanya tertib administrasi kearsipan, menjamin keseragaman dalam penyelenggaraan kearsipan dan meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya kearsipan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku. Selain itu kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah awal pelaksanaan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal pada Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat pada tahun 2024.

      Diharapkan dengan dilaksanakan evaluasi pembinaan kearsipan pada perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat ini tata kelola kearsipan semakin membaik dan hasil dari Pengawasan Kearsipan Internal juga meningkat.