Singkawang, kepala bidang pembina,pengawasan kearsipan dan sistim informasi dinas perpustakaan dan kearsipan Provinsi kalbar menuturkan,fungsi arsip sangat penting bagi organisasi karena arsip bukan hanya sabagai catatan historis bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan keseketariatan suatu organisasi pemerintahan saja,namun merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.
Sementara itu kepala dinas perpustakaan dan kearsipan singkawang Darnila,menyampaikan pihaknya menyelenggarakan kegiatan sosialisasi kearsipan dengan harapan peserta yang terdiri dari pengelola arsip yaitu seketaris dan kasubg umum dan kepegawaian organisasi perangkat daerah(OPD)dilingkungan pemerintah singkawang dapat memahami arti pentingnya arsip daerah dengan lebih baik,dapat mengidentifikasi dan menyelamatkan arsip-arsip yang memiliki nilai strategis yang bersifat permanen.”Arsip merupakan bukti otentik yang sangat penting,keberadaan nya sangat diperlukan pimpinan dalam mengambil keputusan,oleh karena itu melalui sosialisasi ini diharapkan agar para pengelola arsip yang terdiri dari para eselon 3 dan 4 diseluruh OPD diharapkan dapat memahami dan mengelola Arsip dengan benar,”harap Darnila.
Lebih lanjut darnila menyampaikan selain sosialisasi kearsipan juga akan dilaksanakan pelaksanaan pembinaan tehknis pada para eselon IV yang membidangi kearsipan yang ada diseluruh OPD yang terkait dengan jadwal retensi arsip (JRA).
Menurut darnila pertambahan jumlah arsip/rekod/dokumen dari sebuah organisasi sejalan dengan keaktifan sebuah organisasi.Organisasi yang aktif akan menghasilkan dokumen/rekod/dokumen.
Pertambahan arsip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik.Oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin.
“Untuk mengatasi masalah yang timbul karena penambahan arsip dan dalm rangka mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kearsipan maka dan perlu ada program penyusutan arsip.Penyusutan arsip ini merupakan tahap terakhir dalam daur kearsipan setelah penciptaan penggunaan dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan UU no.43 tahun 2009 tentang kearsipan,”ungkap darnila.
Sehubungan dengan hal tersebut selain sosialisasi kearsipan kami juga akan mengadakan bimbingan tehnis terkait JRA tersebut,pungkas darnila.
Sumber : Pontianak Post
