Penyelenggaraan kearsipan berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Barat Nomor 9 Tahun 2015 tentang Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai secara maksimal, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, perlu dilaksanakan pembinaan dan selanjutnya dilaksanakan pengawasan kearsipan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinis Kalimantan Barat selaku Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi sebagai penyelenggaraan kearsipan daerah bertanggung jawab terhadap pembinaan tata kelola penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Kegiatan evaluasi pembinaan pengelolaan kearsipan pada tahun 2023 dilakukan terhadap 12 Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat yang dilaksanakan oleh Tim Evaluasi Pembinaan Pengelolaan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat yang dibentuk oleh Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Barat dan difasilitasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat.
Pada tanggal 1 – 3 November 2023, telah dilaksanakan evaluasi pembinaan kearsipan terhadap Biro Administrasi Pimpinan Setda Provinsi Kalimantan Barat, Biro Hukum Setda Provinsi Kalimantan Barat dan Biro Pemerintah Setda Provinsi Kalimantan Barat.
Maksud dan tujuan pelaksanaan evaluasi pembinaan pengelolaan kearsipan di Biro Adminstrasi Pimpinan, Biro Pemerintahan serta Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Barat adalah untuk mendukung terciptanya tertib administrasi kearsipan, menjamin keseragaman dalam penyelenggaraan kearsipan dan meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya kearsipan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku. Selain itu kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah awal pelaksanaan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal pada Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat pada tahun 2024.
Dengan dilaksanakan evaluasi pembinaan kearsipan pada perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat ini diharapkan tata Kelola kearsipan semakin membaik dan hasil dari Pengawasan Kearsipan Internal juga meningkat.
