Yang dimaksudkan dengan Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa pada dasarnya setiap perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat telah melakukan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya masing-masing. Namun terkadang masih ada terdapat perangkat daerah yang belum memahami dengan baik tentang tata persuratan yang telah termuat dalam Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat, dan beberapa aturan dalam bidang kearsipan lainnya.
Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Barat melalui Bidang Pengawasan Pembinaan dan Sistem Informasi Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat pada tahun 2023 kembali menyelenggarakan Pengawasan Kearsipan Internal terhadap 17 (tujuh belas) Perangkat Daerah dilingkungannya.
Pada tanggal 10 s.d. 12 April 2023 Pengawasan Kearsipan Internal dilaksanakan pada Dinas Perkebunan dan Peternakan, serta Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan Barat.
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal berpedoman pada Peraturan Undang-Undang Nomor 43 Tentang Kearsipan, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan, Peraturan Gubernur Nomor 106 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat, Peraturan Gubernur Nomor 153 Tahun 2021 Tentang Pedoman Pemeliharan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Terjaga, Peraturan Gubernur Nomor 87 Tahun 2022 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis.
Pengawasan kearsipan yang merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan, terdiri atas Pengawasan Kearsipan Internal dan Pengawasan Kearsipan Eksternal.
Pengawasan kearsipan yang dilaksanakan pada perangkat daerah provinsi Kalimantan Barat adalah Pengawasan Kearsipan Internal yang dilakukan terhadap seluruh objek pengawasan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat. Yang menjadi titik fokusnya adalah pengawasan sistem kearsipan internal, pengawasan pengelolaan arsip aktif dan pengawasan penyelamatan Arsip Statis Internal.
Maksud dan tujuan dilaksanakannya Pengawasan Kearsipan Internal adalah untuk melihat sejauh mana kepatuhan Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat terhadap aturan Penciptaan Arsip, Pengelolaan Arsip, Pemeliharaan Arsip dan Penyusutan, aspek Sumber Daya Manusia serta Pemenuhan Sarana dan Prasarana kearsipan.
Dengan dilaksanakannya kegiatan ini upaya untuk menyelamatkan arsip dengan mendorong pencipta arsip untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peratuan perundang-undangan.
