Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat Drs. Sugeng Hariadi, M.Si. selaku Kepala Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi Kalimantan Barat berkenan hadir dan memberikan arahan pada saat entry meeting Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Energi dan Sumber Daya Mineral (PPESDM) Provinsi Kalimantan Barat. Kegiatan ini turut disaksikan dan dihadiri oleh Kepala Dinas PPESDM, Dr. Syarif Kamaruzaman, M.Si.
Dalam arahannya Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan manyampaikan bahwa Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan pada tanggal 13 s.d 17 April 2023 juga dimaksudkan untuk melihat tingkat ketaatan Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat terhadap tata kearsipan yang mencakup 4 Pilar Kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Kode Klasifikasi (KK), Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat.
Pada kesempatan yang berbeda Kepala Dinas Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat juga melakukan entry meeting bersama Tim Pengawasan Karsipan Internal bertempat di Dinas Ketahanan Pangan Provinsi Kalimantan Barat. Entry meeting dan arahan singkat ini didampingi oleh Sekretaris Dinas Ketahanan Pangan Prov. Kalbar, yang antara lain menyampaikan tentang pengawasan kearsipan secara umum termasuk didalamnya yaitu upaya untuk menyelamatkan arsip perlu mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sesuai dengan perundang-undangan. Tidak lupa Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Kalbar juga mendorong agar perangkat daerah untuk segera melakukan korespondensi/ persuratan menggunakan aplikasi SRIKANDI.
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal merupakan tugas pokok dari Bidang Pengawasan Pembinaan dan Sistem Informasi Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat yang berpedoman pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan, Peraturan Gubernur Nomor 106 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat, Peraturan Gubernur Nomor 153 Tahun 2021 Tentang Pedoman Pemeliharan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Terjaga, Peraturan Gubernur Nomor 87 Tahun 2022 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis.
Pengawasan kearsipan yang dilaksanakan pada perangkat daerah provinsi Kalimantan Barat adalah Pengawasan Kearsipan Internal yang dilakukan terhadap seluruh objek pengawasan di lingkungan pemerintah provinsi Kalimantan Barat. Yang menjadi titik fokusnya adalah pengawasan sistem kearsipan internal yaitu pengawasan pengelolaan Arsip Aktif dan pengawasan penyelamatan Arsip Statis Internal. Prosedur pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan dengan melakukan pengisian instrument pengawasan kearsipan yang mencakup beberapa aspek yaitu Penciptaan Arsip, Pengelolaan Arsip, Pemeliharaan Arsip dan Penyusutan, Sumber Daya Manusia dan pemenuhan Sarana dan Prasarana. Diharapkan dengan kegiatan ini Indeks Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat semakin membaik dan meningkat.
