Dalam upaya untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaran kearsipan nasional yang handal.
Untuk memastikan kondisi tersebut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Pengawasan Kearsipan. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaran kearsipan, yang terdiri atas Pengawasan Kearsipan Internal serta Pengawasan Kearsipan Eksternal.
Sebagaimana tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan, Pengawasan Eksternal meliputi Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal dan Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis Eksternal. Pengawasan Kearsipan Eksternal yang dilakukan oleh Pemerintah Provinsi dilakukan terhadap pemerintah daerah kabupaten kota atau BUMD tingkat provinsi.
Adapun Pengawasan Kearsipan Internal terdiri dari Pengawasan Sistem Kearsipan Internal, Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif dan Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis Internal.
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan terhadap seluruh objek pengawasan di lingkungannya. Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan yang dilakukan oleh Bidang Pengawasan Pembinaan dan Sistem Informasi Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat selaku Lembaga Kearsipan Daerah dilakukan terhadap 46 Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat. Pada tahun 2023 akan kembali dilakukan Pengawasan Kearsipan Internal terhadap 17 Perangkat Daerah.
Pada tanggal 27 Maret sampai dengan 29 Maret 2023 pelaksanaan pengawasan kearsipan Internal dilakukan pada Biro Aministrasi Pembangunan Setda Provinsi Kalimantan Barat serta Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Barat. Selama 3 (tiga) hari pelaksanaan kegiatan yang meliputi entry meeting yang dilanjutkan dengan wawancara terhadap pejabat struktural pada tiap-tiap Unit Pengolah dan Unit Kearsipan, observasi lapangan untuk melihat sarana dan prasarana kearsipan yang telah dimiliki dan dipergunakan sebagaimana mestinya, pengisian instrument serta penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Sebagai penutup dari rangkaian Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan exit meeting untuk memaparkan hasil pengawasan.
Sebagai dasar dan pedoman pelaksanaan kegiatan adalah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2009 Tentang Pengawasan Kearsipan, Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor 153 Tahun 2021 Tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis dan Arsip Terjaga. Diharapkan dengan dilaksanakannya Pengawasan Kearsipan Internal pada 17 (tujuh belas) Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat pada tahun 2023 ini, Indeks Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat dapat semakin baik dan lebih meningkat.
