Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelestarian Koleksi Local Content Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat

Pendahuluan

Sebagaimana pengertian perpustakaan yang terkandung dalam Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 1 tentang Perpustakaan, bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”. Pengoleksian ini perlu dirawat dan dilestarikan agar ilmu pengetahuan yang terkandung di dalamnya dapat diwariskan ke generasi yang akan datang.

Pelestarian bahan pustaka harus diperhatikan agar berjalan sesuai dengan fungsinya, yakni sebagai sumber informasi yang dapat diakses kembali. Peran yang dapat dijalankan oleh perpustakaan adalah perpustakaan berperan dalam menghimpun dan melestarikan koleksi bahan pustaka agar hasil karya umat manusia yang tidak ternilai harganya tetap dalam keadaan utuh (Sutarno, 2006). Oleh karena itu, para staf pengelola atau pustakawan dituntut untuk dapat melaksanakan kegiatan perawatan khusus, untuk menjaga kelestarian bahan pustaka dari kerusakan.

Kerusakan adalah suatu hal yang sangat merugikan. Dalam konteks ilmu perpustakaan, kerusakan bahan pustaka dapat di cegah dengan pelestarian. Untuk menjaga kelestarian bahan pustaka, pada prinsipnya berarti melestarikan kekayaan informasi untuk kepentingan jangka panjang. Sesuai dengan fungsi perpustakaan sebagai tempat menyimpan informasi dan terkumpulnya berbagai karya manusia yang direkam baik dalam bentuk tercetak maupun terekam yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui bahan pustaka.

Menurut Djazim Rohmadi (2003), pelestarian bahan pustaka dapat dilakukan sebagai tabungan sumber informasi, karena bila tidak dilakukan pelestarian bahan pustaka, maka akan hancur kekayaan perpustakaan dan hilangnya informasi, lebih parah lagi akan hilangnya warisan budaya bangsa.

Sementara itu, menurut Sudarsono bahwa di Indonesia usaha perawatan dokumen tercetak masih kurang mendapatkan perhatian (Sudarsono, 2006). Padahal usaha ini seharusnya dilaksanakan lebih cermat mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan pada kelestarian bahan pustaka. Ross Hervery menambahkan bahwa suhu dan kelembapan dapat meningkatkan reaksi kimia dan secara lansung berdampak pada struktur fisik koleksi perpustakaan (Harvery, 1993). Maka dari itu pelestarian bahan pustaka perlu dilakukan mengingat fungsinya yang sangat penting khususnya koleksi langka atau koleksi yang memuat tentang informasi khas suatu daerah tertentu (informasi lokal).

Informasi lokal merupakan informasi yang memuat tentang daerah atau yang kita kenal dengan istilah local content (muatan lokal). local content merupakan materi yang memiliki kandungan informasi tentang suatu entitas lokal (perorangan, institusi, geografi, budaya, dll) (Liauw, 2005). Keberadaan informasi mengenai local content sangat penting karena dapat membantu membangun karakter individu, dimana individu dapat berinteraksi dengan lingkungan sosialnya yang terdekat. Lingkungan sosial yang memiliki konsep dasar tentang nilai-nilai hidup dan kehidupan yang kuat terkandung di dalamnya kekayaan kecerdasan lokal baik tertulis maupun lisan yang dapat menumbuhkan kebanggaan nasional yang merupakan dasar utama dalam menciptakan rasa percaya diri atas kemampuan bangsa sendiri (Agrestin, 2011).

Sehubungan dengan itu local content yang hilang dapat kita kembalikan dalam bentuk baru berupa buku bacaan untuk dapat dimanfaatkan ke generasi selanjutnya sebagai wujud pelestarian bahan pustaka, pelestarian budaya bangsa, sebagai peningkatan minat baca dan juga sebagai indigenous knowledge. Buku bacaan yang mengandung local content dapat dijadikan sebagai dasar pembelajaran masyarakat untuk mengenal sejarah dan budaya setempat. Buku bacaan adalah salah satu kegiatan pembelajaran yang merupakan cara terbaik untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Buku bacaan yang mengandung muatan lokal ini merupakan bukti pentingnya masa lalu yang dapat menciptakan pembelajaran sepanjang hayat bagi masyarakat. Dengan kita mengetahui dan mempelajari local content, maka pengetahuanpun bertambah dan menimbulkan tindakan untuk melestarikan kebudayaan bangsa sebagai wujud pembangunan nasional.

Pelestarian budaya bangsa dalam konteks perpustakaan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu pelestarian bentuk fisik dokumen dan pelestarian nilai informasinya (Priyatna, 2008). Cara pertama dilaksanakan dengan pengurangan tingkat keasaman kerta, laminasi, enkapsulasi, penjilidan, restorasi dokemen, dll. Sedangkan cara yang kedua dengan mengalihkan bentuk atau medianya. Mengalih bentuk atau mengalih mediakan bahan pustaka dalam bentuk digital merupakan kegiatan melestarikan untuk menyelamatkan kandungan informasi intelektual bahan pustaka dengan cara memindahkan informasi bahan pustaka asli ke media lain. Contohnya bahan pustaka yang tercetak di alih mediakan ke dalam bentuk buku elektronik (ebook). Dalam melakukan alih media tidak lepas dari teknologi informasi.

Peranan teknologi informasi di perpustakaan pada saat ini sangat penting. Kehadiran teknologi informasi menyebabkan pengelolaan informasi oleh pekerja dibidang informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Sebagai sarana dan pusat informasi, perpustakaan harus secara cepat, tepat dalam memaksimalkan kinerja perpustakaan dalam mengolah, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi, maka perpustakaan harus menerapkan teknologi informasi sebagai media utama dalam pelestarian koleksi perpustakaan.

Dalam konsep teknologi informasi bahwa teknologi informasi perpustakaan merupakan alat atau media yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memperoses, mendapatkan, menyusun menyumpan memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relecan, akurat dan tepat waktu yang dugunakan untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

Menurut Hartono (2017), komponen teknologi informasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur tersebut adalah pengguna (user), perangkat keras (hardware), Perangkat Lunak (sofware), Network / Jaringan, dan data.

Sedangkan fungsi dari teknologi informasi, menurut Supriayanto (2008) bahwa Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat menghimpun dan memuat koleksi local content. Penghimpunan local content berdasarkan Undang-Undang Karya Cetak dan Karya Rekam No. 13 Tahun 2018. Hasil penghimpunan tersebut, dilayankan untuk masyarakat dalam bentuk layanan deposit. Namun pengunjung layanan deposit hanya dapat membaca ditempat atau koleksi tidak bisa dipinjam.

Sampai dengan tahun 2019 terdapat koleksi karya cetak yang dihimpun sebanyak 7.392 judul / 33.380 eksemplar. Koleksi ini menjadi prioritas dalam pelestarian dengan melakukan alih media. Dalam proses alih media di Dinas Perpustakaan menjadi tugas dan tanggung jawab dari pada Bidang Pelayanan Perpustakaan. Teknologi informasi sangat berperan dalam proses alih media di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat, mulai dari proses duplikasi sampai dengan publikasi untuk dapat dilayankan kepada masyarakat.

Berdasarkan hal tersebut maka rumusan masalah dalam tulisan ini yaitu (1) Bagaimana penerapan teknologi informasi dalam pelestarian koleksi local content pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat? (2) Apakah masalah-masalah penerapan teknologi informasi dalam pelestarian koleksi local content pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat? Tujuan dan manfaat dari penulisan ini adalah Untuk mengetahui bagaimana penerapan teknologi informasi dalam pelestarian koleksi local content pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat dan untuk mengetahui apa masalah-masalah penerapan teknologi informasi dalam pelestarian koleksi local content pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat.

Pembahasan

Pada pelaksanaan kegiatan alih media digital, Bidang Pelayanan Perpustakaan menetapkan suatu prosedur pada setiap tahap pelaksanaannya. Hal ini bertujuan supaya: 1) kegiatan alih media bekerja secara sistematik dan terkontrol, 2) adanya sarana kerja bagi semua pihak dalam melaksanakan kegiatan alih media digital dilingkungan perpustakaan, sehingga pada pelaksanaanya dapat terarah, sistematik, benar dan efektif, 3) Adanya standarisasi alih media, 4) meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mengenai tata cara pelaksanaan kegiatan alih media digital, 5) memberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan alih media digital, 6) Panduan dalam melaksanakan kegiatan alih media digital, baik itu mengenai metode ataupun teknologi yang digunakan, 7) sebagai kualitas kontrol pada proses pembuatan ebook, serta 8) untuk meningkatkan efisiensi pada proses operasionalnya.

Proses kegiatan alih media terbagi ke dalam 3(tiga) tahapan utama, yakni Tahapan pra digitalisasi (prosedur awal) merupakan tahap persiapan sebelum dilaksanakannya proses pengambilan objek digital, Tahapan digitalisasi merupakan tindakan pengalihan format suatu media ke format digital yang dimulai dengan proses pengambilan objek digital, dan Tahapan pasca (setelah) digitalisasi, tahapan ini lebih menitik beratkan pada bagaimana objek digital ini disajikan serta dapad diakses oleh para pemustaka (masyarakat).

1.    Tahap Pra Digitalisasi (Prosedur Awal)

Pada tahan pra digitalisasi ini merupakan tahapan persiapan sebelum dilakukan proses digitalisasi, pada tahapan ini lebih bersifat administratif serta pengaturan rencana kerja.

1.1      Inventarisasi dan Seleksi Bahan Pustaka

Kegiatan inventarisasi dan seleksi bahan pustaka merupakan langkah awal dalam program kegiatan alih media digital. Proses ini membutuhkan koordinasi dengan unit-unit yang terkait, dalam hal ini unit yang memiliki koleksi dan kemudian akan dialihmediakan ke dalam format digital. Unit-unit yang terkait untuk alih media digital koleksi local content adalah Seksi Deposit pada Bidang Deposit, Konservasi, Pengembangan Koleksi, dan Pengolahan bahan pustaka.

Seksi Deposit berwenang dalam melakukan pemilihan atau seleksi bahan perpustakaan yang akan dialihmediakan kedalam format digital, karena seksi deposit lah yang kondisi koleksi yang perlu penanganan segera serta mengetahui pula koleksi local content yang tingkat pemanfaatannya tinggi.

Melalui Surat Tugas dari Kepala Dinas, ditunjuk 4 Pustakawan yang bertugas di seksi Deposit dalam melakukan seleksi yang dibantu oleh pustakawan yang bertugas di Bidang Pelayanan Perpustakaan.

Koleksi local content yang akan dialihmediakan memiliki kriteria-kriteria sebagai dasar pemilihan atau seleksi yaitu:

1. Memiliki nilai sejarah dan / atau kebudayaan
2. Koleksi bersifat unik dan / atau koleksi langka
3. Koleksi yang sering dicari oleh pengguna
4. Pembatasan akses kekoleksi aslinya dengan pertimbangan memiliki nilai historis tinggi, kerentanan atau lokasi, kondisi fisik yang sudah rapuh
5. Memudahkan pemustaka untuk mengakses secara online.

Apabila proses inventarisasi serta penyeleksian bahan pustaka sudah dilakukan, kemudian koleksi-koleksi tersebut diserahkan ke Bidang Pelayanan Perpustakaan untuk dilakukan proses alih media digital. Setelah diterima koleksi-koleksi tersebut kemudian tahap berikutnya dilakukan proses pencatatan data bibliografi buku. Adapun format pencatatan data bibliogafi yang akan didigitalkan terdiri dari 2(dua) format, yaitu : format umum dan format khusus.

Data Bibliografi yang perlu dicatat pada proses pencatatan data bilbliografi format umum yang akan dialihmediakan kedalam format digital meliputi : jenis koleksi, jumlah judul, keterangan kondisi fisik koleksi. Tujuan dari pencatatan ini, untuk mengetahui seberapa banyak koleksi yang sudah didigitalkan.

Sedangkan untuk pencatatan bibliografi dalam format khusus akan lebih lengkap informasinya. Hal ini bertujuan supaya dalam menelusuri kembali informasi koleksi yang sudah didigitalkan lebih mudah dan lebih tepat sasaran dari berbagai aspek pendekatan. Pencatatan terdiri dari, judul, penerbit, pengarang, tahun terbit, Nomor Panggil dan kondisi fisik.

1.2      Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka

Proses selanjutnya adalah proses pengecekkan kondisi fisik pada koleksi yang akan dialihmediakan ke dalam format digital. Teknik yang digunakan pada proses ini dengan cara memeriksa serta mengamati keadaan fisik pada suatu koleksi, yang kemudian dituliskan pada suatu formulir pengecekkan kondisi fisik.

1.3      Pencatatan Metadata File Digital

Setiap file atau berkas Digital harus mempunyai informasi yang melekat pada file/berkas digital,istilah tersebut sering dikenal dengan kata “Metadata”. Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file digital dalam suatu pangkalan data.

Metadata dicatat oleh pustakawan pada Sistem Otomasi Perpustakaan secara deskriptif biasa diistilahkan dengan deskripsi bibliografi atau katalog.

1.4      Penentuan Format File Digital dan Pemilihan metode Pengambilan Objek

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat pengambilan objek, yaitu : pemilihan format file digital dan penggunaan alat serta metode yang digunakan pada saat proses pengambilan objek digital. Format digital yang dipilih adalah jpeg dengan kualitas tinggi untuk dijadikan file master dan alat yang digunakan dengan kamera digital.

2.    Tahap Digitalisasi

Tahapan digitalisasi merupakan proses serta tindakan yang dilakukan pada kegiatan alih media bahan perpustakaan, baik itu asalnya dari format tercetak ataupun elektronik dialihkan ke dalam format digital. Tahapan digitalisasi ini meliputi beberapa proses/tindakan yang dilakukan, yaitu : pengambilan objek digital, proses koreksi atau pengeditan objek digital, konversi file digital (pembuatan file turunan dan file master), pengecekkan kualitas (quality control) file digital.

2.1.        Pengambilan Objek Digital

Proses pengambilan objek merupakan tindakan awal pada tahap digitalisasi. Pada proses ini terjadi pemindahan format dari bentuk tercetak dirubah menjadi ke dalam format digital.

Hal utama yang harus diperhatikan pada proses pengambilan objek digital, yaitu pembuatan master file objek digital dengan memiliki kualitas file yang resolusinya tinggi, alasannya : karena dengan adanya master file digital bisa dijadikan sebagai pengganti objek fisik dari dokumen tersebut, dengan kata lain apabila dokumennya hilang atau musnah, maka dapat di buat duplikasinya dengan kualitas yang sama bagusnya seperti dokumen aslinya.

• Proses Koreksi Atau Pengeditan Objek Digital

Proses koreksi atau pengeditan merupakan upaya penyempurnaan dalam hal kerapihan, konsisten ukuran, serta ketepatan posisi dokumen file digital. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada pengerjaan proses pengeditan file digital, diantaranya :

1. Tetap mempertahankan keaslian (authenticity) isi serta bentuk dari dokumen aslinya, Tidak boleh merubah isi yang ada pada file digital, baik menghapus atau pun menambah, sehingga tetap mempertahankan keaslian seperti dokumen aslinya (Authenticity).
2. Proses pengeditan hanya dilakukan sebagai koreksi ketidak-sempurnaan dari hasil proses pengambilan objek, seperti : pada saat proses foto posisi dokumen miring, maka bisa dilakukan proses pelurusan kembali posisi dokumen.
   1. Konversi File Digital (Pembuatan File Turunan Dan File Master)

Proses konversi file merupakan proses pembuatan file turunan dari file master digital. Tujuan dari pembuatan file turunan tersebut adalah :

1. Penurunan kualitas file, dengan format JPEG atau PNG dengan format yang
2. lebih ringan, yaitu resolusi 72 dpi – 200 dpi, tergantung dari kondisi ukuran
3. dokumen serta jenis tulisannya.
4. Pembuatan file buku elektronik dalam format PDF (Portable Document File).
5. Pembuatan file akses (HTML) yang akan dipublish pada Sistem Otomasi Perpustakaan
6. Mengkompres atau meringkas file (ZIP/RAR) yang akan di upload pada
7. pangkalan data Sistem Otomasi Perpustakaan INLIS (Integrated Library System).
   1. Pengecekkan Kualitas (Quality Control) File Digital.

Proses pengecekkan pada suatu kegiatan digitalisasi sangat diperlukan, hal ini supaya untuk memastikan bahwa file digital yang dihasilkan harus sesuai dengan kualitas serta standar yang telah ditetapkan.

3.    Tahapan Pasca Digitalisasi

Tahapan pasca digitalisasi merupakan proses tindak lanjut setelah proses transformasi digital. Pada tahapan ini sudah dipastikan bahwa file digital yang dihasilkan sudah melalui proses pengecekkan, sehingga sudah dijamin kualitas ataupun kelengkapan dari dokumen file digitalnya. Adapun proses yang dilakukan pada tahapan ini meliputi : 1) proses kompilasi file atau penyatuan kembali file-file

digital menjadi satu kesatuan buku elektronik, 2) konversi file image manjadi format karakter, sehingga informasi yang ada didalamnya dapat ditelusur, 3) proses pembuatan flipping book document, 4) proses upload file digital, dan proses yang terakhir adalah 5) Pembuatan back up file digital.

A.  Penerapan Teknologi Informasi

Pelestarian koleksi local content dengan cara alih media yang dilaksanakan oleh Bidang Pelayanan Perpustakaan telah menerapkan teknologi informasi hampir dari semua prosedur operasional alih media.

Hal ini dapat dijelaskan berdasarkan komponen teknologi informasi perpustakaan yang terdiri dari berbagai unsur yang saling berkaitan yaitu, hardware, software, user (pengguna), network (jaringan), dan data.

1.            Hardware (Perangkat Keras)

Perangkat keras yang mendukung pelaksanaan alih media yaitu, scanner (pemindai) 1 Unit, komputer 1 Unit dan Komputer Server 1 Unit.

1.1.Scanner (Pemindai)

Scanner digunakan pada tahap digitalisasi, yaitu untuk pengambilan objek digital. Scanner yang digunakan adalah AtiZ BookDrive Pro. Perangkat ini memanfaatkan Kamera digital dalam pengambilan objek yang dikombinasikan dengan sofware book capture.

Perangkat BookDrive memungkinkan pengguna untuk mengonversi buku ke format digital dengan kecepatan tinggi. BookDrive menyertakan dudukan berbentuk V yang unik dan panel transparan yang menekan buku dan bekerja bersama sebagai sandwich berbentuk V. Perangkat ini sangat ramah pengguna dan mudah untuk bekerja dengan buku; selain itu, halaman yang dipindai selalu lurus dan tanpa lengkungan.

Scanner ini memiliki keunggulan diantaranya Memindai buku hingga format maksimal 2 x A2, Dimensi pemindaian: 2 x 42 cm x 61,5 cm, Ketebalan buku maks: 12 cm, Kecepatan pindai maks: 1.000 halaman / jam dan Pencahayaan: Panel pencahayaan LED.

1.2.Komputer (PC)

Untuk tahapan digitalisasi, komputer digunakan untuk proses pengambilan objek yang dikoneksikan dengan scanner, proses koreksi atau pengeditan objek digital, konversi file digital (pembuatan file turunan dan file master). Sedangkan untuk tahapan pasca digitalisasi digunakan untuk proses kompilasi file atau penyatuan kembali file-file digital menjadi satu kesatuan buku elektronik,  konversi file image manjadi format karakter, sehingga informasi yang ada didalamnya dapat ditelusur, proses pembuatan flipping book document, dan proses upload file digital.

1.3.Komputer Server

Komputer server digunakan untuk Sistem Otomasi Perpustakaan dan merupakan pangkalan data untuk menyimpan hasil dari alih media. Hal ini dilakukan pada tahap pasca digitalisasi. Komputer server yang digunakan yaitu Dell PowerEdge R730.

2.    Sofware (Perangkat Lunak)

Perangkat lunak berperan dalam seluruh tahapan alih media, baik itu dalam tahapan pra digitalisasi, tahapan digitalisasi maupun dalam tahapan pasca digitalisasi. Perangkat lunak tersebut adalah :

2.1 BookDrive Capture

BookDrive Capture merupakan aplikasi pendukung dari scanner ATIZ BookDrive Pro. Aplikasi ini digunakan untuk menangkap objek digital yang diambil oleh scanner. Setelah bahan pustaka diletakkan di scanner, proses pengambilan objek digital dilakukan, dan aplikasi merekam dan menampilkan hasil tangkapan. Selain itu, aplikasi ini juga dapat melakukan pemotongan objek otomatis. Teknik penangkapan objeknya pun bermacam. Dari mulai dengan menekan tombol enter di keyboard, dengan menggunakan timer yang dapat disesuaikan, sampai dengan tangkapan otomatis ketika bilah penekan bahan pustaka diletakkan.

2.2. BookDrive Editor Pro

Aplikasi yang merupakan paketan dari scanner dan BookDrive Capture ini digunakan pada tahapan digitalisasi yaitu pada proses koreksi atau pengeditan objek digital. Selain itu, juga digunakan untuk konversi file digital dan kompilasi file digital ke format PDF pada Tahapan pasca digitalisasi.

Aplikasi ini dapat dengan otomatis mengkoreksi kemiringan, croping dan menyeleksi warna. Sehingga pekerjaan koreksi dapat cepat dilaksanakan. Dengan menerapkan satu pengaturan, semua file digital yang dipilih dapat dikoreksi dengan cepat.

2.3 Adobe Acrobat

Aplikasi ini digunakan pada tahapan pasca digitalisasi yaitu pada proses konversi file format image menjadi format karakter. Proses pengubahan file gambar hasil foto menjadi format text atau karakter dilakukan supaya informasi yang ada didalam dokumen digital tersebut dapat ditelusur serta di index. Hasil alih media yang telah dikompilasi merupakan file dengan format gambar, untuk bisa melakukan pencarian dilakukanlah perubahan format karakter.

2.4. Flip PDF

Hasil dari kompilasi file digital dengan format PDF yang telah diubah ke format karakter dimasukkan ke aplikasi Flip PDF untuk membuat format flip book. Sehingga file digital tersebut dapat berbentuk seperti buku. Ini dilakukan pada tahapan pasca digitalisasi yaitu pada proses pembuatan flipping book. Hasil dari pengolahan pada aplikasi ini didapatlah format file html yang dikompresi menjadi format ZIP.

2.6. Sistem Otomasi Perpustakaan

Sistem Otomasi Perpustakaan yang menggunakan Aplikasi Inlislite digunakan dalam proses alih media pada tahapan pra digitalisasi yaitu proses memasukan metadata berupa deskripsi bibliografi atau katalog. Pada proses ini, pustakawan memasukkan informasi bibliografi ke pangkalan data melalui aplikasi ini dengan tujuan mudah untuk penelusuran baik itu bagi petugas maupun masyarakat.

Selanjutnya aplikasi ini juga digunakan pada tahapan pasca digitalisasi yaitu memasukkan hasil alih media ke pangkalan data. Format yang dimasukkan adalah html yang dikompresi menjadi format ZIP.

Selain itu, sistem otomasi perpustakaan juga menampilkan hasil alih media dalam layanan koleksi digital yang bisa diakses masyarakat secara offline digedung layanan perpustakaan.

2.7. Sistem Informasi Perpustakaan Digital “iKalbar”

Sama seperti sistem otomasi perpustakaan, sistem ini juga digunakan untuk pencatatan deskripsi bibliografi, upload file digital hasil alih media dan layanan perpustakaan. Bedanya, file digital yang diupload dengan format PDF dan layanannya berlangsung secara Online. Perpustakaan Digital ini terdapat dua versi yaitu versi android dan versi dekstop.

3.    Pengguna (User)

Pengguna merupakan unsur utama dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan. Dalam melaksanakan kegiatan alih media digital, pengguna yang berperan terdiri dari pegawai dengan jabatan Fungsional Pustakawan dan Pengelola Pustaka Elektronik.

Pustakawan bertugas untuk tahapan pra digitalisasi yaitu pada proses seleksi bahan pustaka dan memasukkan deskripsi bibliografi ke dalam sistem otomasi perpustakaan dan sistem informasi perpustakaan digital. Sedangkan Pengelola Pustaka Elektronik melaksanakan pada seluruh tahapan digitalisasi dan pasca digitalisasi.

4.    Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari teknologi informasi perpustakaan. Pada proses alih media digital jaringan komputer dibutuhkan pada tahapan pra digitalisasi yaitu pada saat memasukkan data deskripsi bibliografi ke sistem otomasi perpustakaan dan sistem informasi perpustakaan digital. Jaringan komputer juga dibutuhkan dalam tahapan pasca digitalisasi yaitu pada proses memasukkan hasil alih media digital ke dalam pangkalan data, baik itu di sistem otomasi perpustakaan dan sistem informasi perpustakaan digital.

Selain itu, jaringan komputer digunakan untuk melayankan hasil alih media kepada pemustaka atau masyarakat, baik secara offline ataupun online.

Jaringan komputer pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terdiri dari 2 model. Pertama, Local Area Network (LAN) yang bersifat offline, untuk mengakses sistem otomasi perpustakaan. Kedua, WAN (Wide Area Network) yang bersifat online yang digunakan untuk akses sistem informasi perpustakaan digital.

5.    Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter. Kemudian sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Dalah hal alih media digital data yang menjadi bahan baku untuk menyusun informasi didapat kan dari tahapan pra digitalisasi, yaitu pada proses seleksi bahan pustaka. Data tersebut dimasukkan kedalam sistem informasi otomasi dan sistem informasi perpustakaan digital berupa deskripsi bibliografi atau katalog. Kemudian sistem informasi mengolah data tersebut menjadi sebuah informasi yang akan menjadi dasar dalam pelaksanaan pelayanan koleksi digital pada setiap sistem informasi.

Masalah-Masalah Penerapan Teknologi Informasi

Berdasarkan pengalaman penulis dalam melakukan tugas alih media digital terdapat beberapa masalah penerapan teknologi informasi dalam alih media diantaranya:

1. Masalah perangkat keras yang mengalami kerusakan baik itu akibat dari pemakaian atau akibat dari jaringan listrik yang tidak stabil di Gedung Perpustakaan Kalimantan Barat. Masalah ini merupakan kendala yang sangat berdampak signifikan terhadap proses alih media. Apabila perangkat keras mengalami kerusakan, seluruh kegiatan alih media akan berhenti dan tentunya akan memakan waktu yang lama untuk menunggu sampai kembali normal.
2. Kekurangan Sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan alih media. Sekarang ini hanya ada 1 (satu) orang yang dapat mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak untuk proses digitalisasi dan pasca digitalisasi

Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Pelestarian koleksi local content di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat dengan melakukan alih media digital yang dilaksanakan oleh Bidang Pelayanan Perpustakaan bekerja sama dengan Seksi Deposit dalam penyediaan bahan pustaka local content.
2. Pelestarian koleksi dengan cara alih media digital telah menerapkan teknologi informasi dari setiap tahapan alih media digital dengan memenuhi unsur-unsur teknologi informasi perpustakaan yaitu perangkat keras, perangkat lunak, pengguna, network/jaringan dan data.
3. Penerapan teknologi informasi ini tentunya sangan membantu petugas, baik itu pustakawan dan pengelola pustaka elektronik dalam melaksanakan seluruh tahapan alih media digital. Selain itu, penerapan teknologi informasi juga sangat bermanfaat bagi pemustaka / masyarakat dalam mengakses layanan koleksi digital hasil dari alih media digital.

Saran

Dalam penerapan teknologi informasi untuk pelestarian koleksi local content pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat perlu perbaikan dan peningkatan agar pelaksanaan pelestarian dengan cara alih media digital ini dapat berlanjut terus menerus.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat harus mengadakan pemeliharaan seluruh komponen teknologi informasi baik itu perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data secara terjadwal dengan mempersiapkan anggaran. Selain itu, pengguna atau sumber daya manusia juga harus dijadwalkan pelatihan dalam melaksanakan alih media digital, agar kemampuan pengguna terus meningkat sehingga kualitas hasil alih media digital lebih baik dan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak pada proses alih media. Hal itu berdampak pada kepuasan pemustaka dalam mengakses layanan koleksi digital yang tersedia pada sistem informasi.