Peranan Penting Dunia Arsip Bagi Organisasi

Oleh: Syarifah Aini, S.AP

Dokumen arsip memiliki peran yang sangat penting dalam kelangsungan suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta, merupakan pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sistem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman menimbulkan pengaruh negatif terhadap kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Permasalahan dalam kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian bagi masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Banyak orang yang masih beranggapan bahwa arsip merupakan sampah yang tidak ada nilai gunanya karena masyarakat belum sepenuhnya memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi. orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.

Setiap kegiatan yang dilakukan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak akan lepas dengan pengadministrasian karena hal ini merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi dalam melakukan kegiatan sehari – hari tanpa ada kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan berjalan dan visi dan misi suatu organisasi tidak akan tercapai seperti apa yang diharapkan. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Maka Dengan adanya kompleksitas yang muncul dalam hal penggunaan arsip  pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan khusus yang mengatur tentang penggunaan dan penyimpanan arsip yaitu :

1. UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

3. peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dookumen perusahaan

4. Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lain.

5. Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.

6. Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang penyusutan.

7. Surat Edaran Kepala Arsip nasional No 2 tahun 1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

Pada Undang – undang  No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalam Undang – undang tersebut ditetapkan bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan masyarakat luas. Begitu juga Undang Undang ini mengatur tentang penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan arsip diluar lingkungan pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swasta terutama institusi usaha. Bagi kalangan usahawan informasi yang dimuat dalam arsip sebagai laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya Undang – undang

 No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.

Dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintah, pembangunan dan pengembangan arsip merupakan rekaman informasi seluruh kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinya yang telah dipercayakan oleh masyarakat. Dengan demikian bahwa melalui arsip masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan – penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan.

Beberapa hal yang menjadi penyebab permasalahan kearsipan, antara lain :

a.   Masih rendah dan kurangnya kesadaran dan kepedulian aparat pemerintah pusat maupun daerah pada kearsipan, maka menyebabkan arsip tidak dapat dikelola dengan baik.

b. Masih kurangnya kualitas dan kuantitas SDM penyelenggara kearsipan yang masih jauh dibawah standar, serta jumlah tenaga arsiparis yang hanya bisa dihitung dengan jari.

c. Kurangnya perhatian penghargaan terhadap tenaga arsiparis, hal ini menyebabkan rendahnya peminat dalam profesi sebagai tenaga arsiparis.

d.   Keterbatasan alokasi dana yang diberikan untuk menunjang pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.

e. Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambungan yaitu pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang kearsipan.

Seiring dengan terjadinya peningkatan aktivitas administrasi tersebut, maka akan meningkat pula produk organisasi yang berupa arsip. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan administrasi mengandung salah satu endapan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi pada masa lampau dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai sistem yang saling berkaitan dan berkesinambungan dalam mencapai tujuan – tujuan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut dan Informasi yang terdapat dalam arsip merupakan salah satu unsur sarana manajemen yang sangat penting bagi organisasi disamping sarana manajemen yang lain.

Dalam sebuah kearsipan perlu adanya manajemen yang merupakan sebagai suatu sistem, sumber daya manajemen itu sendiri terdiri dari beberapa komponen yaitu :

1. Sumber Daya Manusia yaitu sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu proses manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu organisasi, dengan tanpa adanya Sumber Daya Manusia yang professional yang membidangi kearsipan maka sebaik apapun sistem kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efesien.

2. Tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkan untuk menentukan sarana dan prasarana kearsipan yang lebih baik/ terperinci harus memperhatikan media, jenis dan bentuk produk arsip masing-masing organisasi misalnya suatu organisasi yang pengelola arsipnya berbasis komputer akan berbeda media penyimpanan dan pemeliharannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional (kertas).

3. Anggaran sebaga penunjang, agar kegiatan program kearsipan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku.

4. Agar tujuan kearsipan dapat terwujud, makan perlu didukung pula oleh   metode/sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip.

Dari yang telah disebutkan, dalam hal ini arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang sangat berharga dalam komunikasi masyarakat moderen dan arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai benda mati yang ditimbun dengan nilai yang tidak jelas melainkan sebagai warisan masa lalu yang layak dan perlu dilestarikan. Sudah seharusnya pula arsip perlu dianggap sebagai sumber informasi yang terbuka bagi semua orang yang membutuhkan sesuai aturan yang berlaku. Lembaga kearsipan di daerah mempunyai peranan penting tidak saja dalam pelayanan interen dilingkungan instansi pemerintah daerah tetapi juga dituntut peran aktif dalam layanan publik dalam upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah. Pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam suatu organisasi dalam mengelola kearsipan atau arsiparis diharapkan mempu merubah citra profesi kearsipan.