Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara disebutkan dalam Pasal 1 Angka 2 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai deng Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:
Tata Naskah Dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Klasifikasi Arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD), yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Pengelolaan Arsip dinamis terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Penciptaan Arsip terdiri dari : Pembuatan dan Penerimaan membutuhkan Tata Naskah Dinas;
2. Penggunaan Arsip membutuhkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip untuk menentukan pengguna arsip yang boleh mengakses arsip;
3. Pemeliharaan Arsip terdiri dari : pemberkasaan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip, program arsip vital;
4. Penyusutan Arsip terdiri dari : Pemindahan arsip inaktif, Pemusnahan Arsip, dan Penyerahan Arsip Statis membutuhkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Arsip Dinamis meliputi 3 Jenis Yaitu :

• Arsip Aktif
  Arsip Aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus (Pasal 1 Angka 5 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan);
  • Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik, informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif. Pemberkasan arsip aktif memuat klasifikasi arsip,uraian informasi,waktu,jumlah, dan keterangan. Sedangkan isi berkas memuat Nomor berkas, Nomor item arsip, Kode klasifikasi, Uraian informasi arsip,tanggal,jJumlah, dan  keterangan.
  • Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut:
    • Mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat)
    • Mempersiapkan arsip yang akan diberkas
• Arsip In Aktif
  Arsip Inaktif arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (Pasal 1 Angka 6 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
  • Pengelolaan arsip In Aktif Meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, serta pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center atau disebut dengan Pusat Arsip organisasi. Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan. Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif. Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.
  • Pemeliharaan arsip inaktif  biasanya dilakukan di Records Center dan Depo Arsip untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan ruangan, keamanan, dan kelestarian arsip. Records Center dan Depo Arsip dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sekali wajib dilakukan fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit.
  • Tujuan akhir dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip. Hal ini sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009  pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
• Arsip Vital
  Arsip vital mempunyai manfaat besar bagi organisasi penciptanya, bukan hanya sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan bukti akuntabilitas kinerja, melainkan menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang. Atas dasar hal tersebut di atas, maka dalam Pasal 56 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ditegaskan bahwa setiap Pencipta Arsip wajib membuat program arsip vital.
  Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
  Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.