Mengapa Arsip Harus Ditata?

Oleh : Syarifah Aini, S.AP

Banyak orang memandang remeh tentang arsip. Bahkan terkadang, arsip hanya dianggap sebagai onggokan kertas atau dokumen tak berharga. Namun pada kondisi tertentu, arsip, khususnya yang memiliki nilai dokumentasi bukan sekedar kertas, menjadi bahan buruan dan dicari orang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Kondisi itulah yang kemudian akan menjawab pertanyaan, mengapa harus ada Arsiparis dan lembaga atau instansi khusus yang menangani arsip?

Saya adalah Arsiparis yang sejak diangkat sebagai aparatur sipil negara (ASN) tahun 2011, bertugas di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Barat. Banyak hal yang ingin saya bagikan, sebagai pengalaman pribadi yang tentunya berkaitan erat dengan posisi saya sebagai Arsiparis.

Awalnya, menjadi Arsiparis hanyalah memenuhi tanggungjawab sebagai ASN yang digaji pemerintah dalam membantu tugas pemerintahan khususnya di bidang kearsipan. Namun setelah didalami dan menikmati profesi sebagai ‘pengumpul’ kertas atau dokumen, ternyata pekerjaan ini memiliki kesamaan dengan kehidupan dan kebiasaan saya sehari-hari. Baik di rumah atau di kantor, saya kebetulan terbiasa dengan lingkungan bersih, rapih dan tertata. Kebiasaan inilah yang kemudian mengaskan komitmen saya untuk menjadi Arsiparis, sampai dengan saat ini.

Pada tulisan ini, saya ingin berbagi pengalaman terkait pentingnya penataan dan pengelolaan arsip. Pada tahun 2018, ditempat saya bekerja saat itu, Bidang Arsip Dinamis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalbar, yang berlokasi di komplek rumah Radakng Kota Pontianak, datang tiga truk membawa arsip kacau dari Badan Pengelolaan Kawasan Perbatasan Provinsi Kalbar, yang sudah dibubarkan kelembagaannya. Sesuai dengan peraturan yang ada, maka tanggungjawab pengelolaan dan penataan arsipnya kemudian, beralih ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kalbar atau di Dina Perpustakaan dan Kearsipan  Provinsi Kalbar.

Kedatangan arsip kacau itu kemudian ditindaklanjuti oleh Bidang Arsip Dinamis DPK Provinsi Kalbar dengan membentuk tim penataan dan pengelolaan arsip yang terdiri dari sepuluh tenaga Arsiparis dibantu sejumlah tenaga honor. Mengawali pekerjaan memilah arsip, tentu bukan hal yang mudah. Kami yang bertugas kala itu, harus berjibaku dengan tumpukan kertas atau dokumen dan debu. Kondisi ini mengharuskan kami bekerja dengan standar operasional prosedur yang ada, misalnya menggunakan masker dan sarung tangan.

Pada proses pengelolaan dan penataan arsip kacau, Arsiparis harus memilih mana arsip yang akan disimpan dan arsip yang dimusnahkan. Arsip yang disimpan itupun nanti akan terbagi lagi. Pertama, disimpan sebagai arsip permanen yang tidak boleh dimusnahkan dan kedua, arsip disimpan dan akan dimusnahkan dalam waktu tertentu.

Singkat cerita, pekerjaan kami memilah dan memilih arsip Badan Pengelolaan Kawasan Perbatasan rampung, setelah kurang lebih 9 bulan. Arsip kacau tadi, sudah tertata rapih di box arsip yang masuk dalam rool opek Depo Arsip milik DPK Provinsi Kalbar. Arsip-arsip itu sudah masuk sesuai kode klasifikasi, sehingga saat nanti dibutuhkan, tidak perlu waktu lama untuk mencarinya. Misalnya untuk arsip yang memuat dokumen yang berkaitan dengan keuangan maka,  kode klasifikasinya 900. Kemudian untuk kepegawaian 800, umum seperti perencanaan 000, pemerintahan 100, dan lainnya sesuai dengan klasifikasi. Adapun jenis arsipnya adalah arsip dinamis aktif atau arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, Dengan jumlah 160 Box 1630 arsip dari tahun 2007 – 2016 yang tertata.

Kondisi arsip milik Badan Pengelolaan Kawasan Perbatasan Provinsi Kalbar sudah tersimpan rapih di Depo Arsip DPK Provinsi Kalbar. Sebagai orang yang ikut langsung dalam proses pengelolaan dan penataan, saya merasa senang melihat hasil kerja yang dilakukan Arsiparis dibantu tenaga mahasiswa magang D3 Kearsipan universitas Tanjung pura pontianak kala itu. Rasa senang dengan hasil pekerjaan tersebut kemudian bertambah, tatkala beberapa bulan kemudian, tahun 2019, ada seorang pegawai dari Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi Kalbar datang ke ruangan Bidang Arsip Dinamis, kebetulan bertemu saya, untuk mencari dokumen penting yang isinya surat perjanjian kerja (SPK) pembangunan daerah perbatasan Aruk di Kabupaten Sambas.

Bisa kita bayangkan, jika kondisi arsip yang belum ditata dan dikelola, kemudian datang orang untuk mencari satu dokumen? Tentu dapat kita pastikan, proses pencarian akan memakan waktu lama dan sudah pasti, kita akan malas untuk mencarinya, karena kondisi arsip kacau dan berdebu. Hal ini tentu saja sangat berbeda dengan proses pencarian arsip yang sudah ditata dan dikelola. Bahkan saat itu, saya dan pegawai BPKAD, hanya butuh waktu kurang dari lima menit mencari dokumen penting yang dimaksud. Kita tinggal melihat daftar Arsip karena akhir dari pengelolaan dan penataan arsip adalah daftar untuk memudahkan proses penelusuran arsip tersebut, dan arsip pun ketemu hanya membutuh kan waktu 5 menit untuk menemukan nya

Semoga pengalaman pribadi ini menjadi catatan kecil yang diingat untuk diri saya pribadi dan menjadi catatan berharga bagi pihak lain, khususnya instansi pemerintah yang memiliki dan akan terus memproduksi arsip, untuk kemudian lebih peduli serta mau melakukan tata kelola arsip yang baik dan benar.