PEMUSNAHAN ARSIP PEMERINTAH DAERAH

Oleh : Dwi Lestari Syafa’at

Setiap lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, perusahaan, serta organisasi kemasyarakatan dan politik dalam penyelenggaraan kegiatan tidak lepas dari penciptaan arsip. Arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga-lembaga tersebut mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu, arsip harus dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar arsip dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik dan kemaslahatan bangsa. Namun demikian, tidak semua arsip disimpan selamanya sebagai arsip statis. Sebagian besar arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara harus dimusnahkan.
Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.

• Prosedur Pemusnahan Arsip
  1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA);
  2. Penyeleksian arsip;
  3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah oleh arsiparis di Unit Kearsipan (UK);
  4. Penilaian oleh panitia penilai arsip;
  5. Permintaan persetujuan dari Pimpinan Pencipta Arsip;
  6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
  7. Pelaksanaan Pemusnahan.
• Pembentukan Panitia Tim Penilai Arsip
  1. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
     • Pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat daerah sebagai ketua merangkap anggota
     • Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
     • Arsiparis sebagai anggota. Sedangkan untuk panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi diatas 10 tahun harus lah melibatkan Kepala Perangkat Daerah yang Arsipnya akan dimusnahkan
  2. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan;
  3. Panitia penilai arsip berjumlah ganjil
  4. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur
     • pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
     • pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
     • Arsiparis sebagai anggota
• Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dibagi menjadi sebagai berikut :
  • Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan SKPD atau penyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi setelah mendapat:
    • Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
    • Persetujuan tertulis dari gubenur. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut    menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi
  • Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Gubernur setelah mendapat:
    • Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
    • Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi
  • Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan oleh Gubernur setelah mendapat:
    • Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
    • Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.